Este módulo permite registar electronicamente todos os documentos externos da empresa, controlando os acessos aos mesmos, e avisando automaticamente, através do Workflow, os utilizadores com interesse, sempre que um novo documento é registado.
Quando interligado com a Gestão Comercial é possível associar documentos comerciais, evitando deste modo, a sua duplicação e impressão.
A definição de variáveis livres pelos utilizadores é uma mais valia, uma vez que possibilita o registo de qualquer informação que não esteja pré-definida.
Os documentos podem ter um fluxo de trabalho associado, facultando a manutenção de um registo de todas as acções realizadas sobre os mesmos desde a sua recepção.

Classificação de Documentos

• Permite-lhe importar os documentos de uma pasta de ficheiros, de uma forma controlada, possibilitando uma catalogação rápida, simples e eficaz dos mesmos.

Gestão e Controlo de Fluxos

• É possível elaborar um fluxograma de acções e eventos a executar sobre o documento.
• A cada acção ou evento estão associados os trabalhadores responsáveis pelas mesmas.
• O fluxo, uma vez criado terá de ser cumprido pelos responsáveis, até estar concluído.
• Este cumprimento é assegurado pela interligação com o módulo de Tarefas que as vai despoletar, automaticamente, em função das acções ou eventos tomadas no fluxo do documento.
• Deste modo, os colaboradores sabem sempre as tarefas que têm para realizar e o prazo que têm para as concluir.

Workflow

• Sistema de comunicação interno.
• Permite o envio de mensagens entre utilizadores ou avisos para tarefas que estes tenham de cumprir.
• Possibilita a execução de diversas tarefas dos utilizadores (aprovações, registos, etc).
• Adicionalmente permite o envio dos documentos (mapas) gerados pelo sistema.

Gestão de Tarefas

• Gestão das tarefas de cada utilizador tem para fazer.
• Estas são geradas automaticamente sempre que o utilizador seja associado a uma acção ou evento.
• Possibilita a definição de prazos de execução e o controlo do estado das mesmas.